QUY TRÌNH - CHƯƠNG 1
Các chương
Chương 1
Tư duy ngược
Là gì? Điều gì tạo nên chất lượng của phần mềm hóa đơn điện tử. Định nghĩa cũ, Tư duy mới, Lựa chọn đúng
Chào mừng! Chúng tôi thật sự vui khi bạn đọc về bước này.
Nếu bạn là nhân viên triển khai phần mềm hóa đơn của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử cần tìm kiếm các thông tin chi tiết về quy trình các bạn có thể chuyển sang Chương 2 (Nghiên cứu chi tiết các bước khảo sát thông tin, tư vấn và hỗ trợ khách hàng đưa ra giải pháp tối ưu để triển khai hệ thống nhé)
Chương này dành cho giám đốc của doanh nghiệp, các kế toán viên nội bộ của công ty hay kế toán dịch vụ, các đối tác phần mềm muốn hợp tác tích hợp hệ thống của khách hàng vào hệ thống Sinvoice.
Câu chuyện về sự ra đời của hóa đơn điện tử?
Trước sự xuất hiện của hóa đơn điện tử là hóa đơn giấy. Hóa đơn giấy đã tồn tại rất lâu trong nền kinh tế của chúng ta, hóa đơn giấy xuất hiện mối quan hệ Hàng- Tiền có sự tham gia của 3 bên bên bán hàng thu tiền, bên mua hàng trả tiền và cơ quan nhà nước đóng vai trò quản lý và thu thuế trên giao dịch. Xuất phát từ hạn chế về chi phí cao trong việc lập, vận chuyển, lưu trữ quản lý hóa đơn của bên bán và bên mua, chưa kiểm soát chất lượng hóa đơn đầu vào và tình trạng mua bán khống hóa đơn,chưa minh bạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quan trọng hơn là dữ liệu thuế của doanh nghiệp còn bị phân tán, chưa phục vụ tốt cho công tác quản lý thuế của cơ quan nhà nước, số liệu chưa cung cấp được bức tranh tổng thể, chính xác về hoạt động thuế và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó chưa phát huy hiệu quả vai trò quản lý, định hướng của cơ quan thuế phục vụ doanh nghiệp.
==> Từ những yêu cầu thực tiễn và hạn chế trên, nghành thuế cần đưa ra giải pháp, với việc tìm hiểu kỹ lưỡng mô hình quản lý thuế của nhiều nước, trả lời nhiều câu hỏi như: Giải pháp ở đây là gì? Có nước nào áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử chưa? Họ triển khai bao lâu, kinh nghiệm rút là là gì? Căn cứ tình hình cụ thể và đặc thù trong nước có phù hợp với giải pháp đó không? doanh nghiệp có đáp ứng được giải pháp mới? Cơ quan nhà nước có đáp ứng được hạ tầng và kiểm soát được giải pháp mới… vì cơ quan thuế là cơ quan đặc biệt quan trọng mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin nhưng rất thận trọng.
Việc đưa giải pháp hóa đơn điện tử triển khai toàn xã hội nên cần có lộ trình và nghiên cứu tỉ mỉ, và giải pháp hóa đơn điện tử được đề cập từ 2010 khi nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ nhưng hành lang pháp lý đã có bắt đầu từ 2005 về luật giao dịch điện tử cách ngày nay gần như 15 năm. Và theo như thông tư 68/2019/TT-BTC quy định thì 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2020. Hạn cuối để các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt nam sử dụng hóa đơn điện tử là 01/11/2020
Vậy, Hóa đơn điện tử! Là gì?
Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Hóa đơn điện tử bao gồm :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Từ định nghĩa trên để triển khai hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần một giải pháp hoặc phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn trình hóa đơn từ lúc khởi tạo, lập, gởi, nhận, lưu trữ và quản lý
Hóa đơn điện tử có mấy loại?
Thực tế mà nói ánh xạ từ hóa đơn giấy có 3 loại (Hóa đơn giấy tự in, Hóa đơn giấy đặt in, Hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế) thì cũng có thể chia hóa đơn điện tử 3 loại tương ứng:
Loại thứ nhất: Hóa đơn điện tử được lập, lưu trữ trên cơ sở hạ tầng, server của doanh nghiệp, doanh nghiệp tự đảm bảo cơ sở hạ tầng, bảo mật dữ liệu , kết nối dữ lữ liệu với TCT. Có 2 cách để triển khai giải pháp hóa đơn này: Một là, DN làm việc với Cơ quan thuế và tự xây dựng phần mềm. Hai là DN thuê tổ chức trung gian có kinh nghiệm tư vấn và cung cấp giải pháp trên cơ sở hạ tầng của chính doanh nghiệp. Dĩ nhiên chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử của các giải pháp này đều phải bảo đảm bảo kết nối được cơ sở dữ liệu của tổng cục thuế. Đáp ứng yêu cầu truyền dữ liệu hàng tháng, hàng ngày thậm chí là dữ liệu trực tuyến. Đối tượng triển khai giải pháp này thường là những doanh nghiệp lớn, có số lượng hóa đơn rất nhiều ví dụ như doanh nghiệp điện, nước, viễn thông như chúng ta đã biết, một tháng doanh nghiệp trên có thể phát hành hàng triệu hóa đơn cho hàng triệu hộ tiêu dùng. Những doanh nghiệp này có đủ năng lực, tự xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử, thực tế chúng ta biết rằng có Viettel, Thế giới di động, EVN đã xây dựng thành công…
Loại thứ hai: Hóa đơn điện tử được lập, lưu trữ trên cơ sở hạ tầng, server của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử (Ở đây chưa gọi lại TVAN như chữ ký số). Dĩ nhiên chuẩn dữ liệu Hóa đơn điện tử của giải pháp này bảo đảm bảo kết nối được cơ sở dữ liệu của tổng cục thuế. Đáp ứng yêu cầu truyền dữ liệu hàng tháng, hàng ngày thậm chí là dữ liệu trực tuyến. Trước đây giống như là doanh nghiệp không tự in mà đặt in hóa đơn giấy từ nhà in này, nhà in khác thì bây giờ trong văn bản quy phạm pháp luật có đưa ra quy định về Tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể mua hoặc thuê hệ thống hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp trung gian này (Hiện nay đã có Viettel, VNPT, BKAV …) để sử dụng.
Loại thứ ba: Hóa đơn điện tử khởi tạo, lập, lưu trữ trên trực tiếp cơ sở hạ tầng, server của Tổng cục thuế . Hóa đơn có mã cơ quan thuế này tương ứng với hóa đơn mua trực tiếp từ cơ quan thuế. Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử này thường được chi cục thuế chỉ định. Khi lập hóa đơn doanh nghiệp kết nối vào chi cục thuế, thực hiện lập hóa đơn trong đó xác định rõ danh mục hàng hóa, về tiền về thuế… trên cơ sở đó thì thuế làm hoạt động xác thực cấp cho 1 số hóa đơn điện tử một mã xác thực.
Sự tương đồng giữa các loại hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:
Hóa đơn giấy tự in: Tương đồng với giải pháp hóa đơn điện tử DN tự xây dựng trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Hóa đơn giấy đặt in: Tương đồng với giải pháp hóa đơn hóa đơn điện tử doanh nghiệp thuê/mua của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế: Tương đồng với giải pháp hóa đơn điện tử sử dụng mã xác thực của cơ quan thuế
Như vậy với doanh nghiệp lớn hoặc rất lớn, đủ năng lực thì có thể tự xây dựng và vận hành giải pháp hóa đơn điện tử trên cơ sở hạ tầng của chính DN.
Với doanh nghiệp ở mức độ bình thường hoặc doanh nghiệp thấy rằng việc đầu tư xây dựng hệ thống có thể không phải là tối ưu thì có thể sử dụng dịch vụ trung gian của Viettel…
Thế còn đối với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao, cá nhân, hộ kinh doanh được cơ quan thuế chỉ định thì sẽ sử dung hóa đơn điện tử có mã xác thực
Đầu tiên..
Như vậy, để lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử, đầu tiên doanh nghiệp liên hệ với chúng tôi hoặc chi cục thuế xem DN có thuộc nhóm DN bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay không, nếu có thì phối hợp với cơ quan thuế để triển khai nếu không thì tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp DN có thể lựa chọn sử dụng một trong hai giải pháp: Một là, DN xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử trên nền tảng cơ sở hạ tầng, cloud, server của doanh nghiệp, với giải pháp này có thể tự xây dựng hoặc thuê đơn vị tư vấn. Hai là, DN sử dụng giải pháp trên cơ sở hạ tầng của tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, giải pháp này do tổ chức trung gian xây dựng và chịu trách nhiệm vận hành, doanh nghiệp được cấp tài khoản để sử dụng, được hỗ trợ tích hơp với hệ thống nội bộ, phần mềm kế toán, bán hàng của doanh nghiệp (Nếu có) để xuất hóa đơn, đảm bảo sự đồng bộ về mặt dữ liệu giữa hệ thống hóa đơn và hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.. Đây cũng là giải pháp hầu như 95% doanh nghiệp đang sử dụng kể cả những doanh nghiệp xuất hàng triệu hóa đơn mỗi năm như Grab, Be, Bệnh viện Hòan Mỹ…vì giải pháp này tiết kiệm chi phí vận hành hệ thống, triển khai nhanh, đơn giản hơn.
Về 2 giải pháp trên chúng tôi xin đưa ra môt phép so sánh dựa trên các tiêu chí Rủi ro, Chi phí, Vận hành, Nâng cấp..
Giải pháp Hóa đơn điện tử khởi tạo, lập, lưu trữ trên cơ sở hạ tầng, server của doanh nghiệp | Giải pháp Hóa đơn điện tử khởi tạo, lập, lưu trữ trên cơ sở hạ tầng, server của tổ chức trung gian | |
|---|---|---|
Định nghĩa | Giải pháp Hóa đơn điện tử khởi tạo, lập, lưu trữ trên cơ sở hạ tầng, server của doanh nghiệp đảm bảo tiêu chuẩn của BTC và TCT. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc tìm đơn vị tư vấn giải pháp phần mềm và hạ tầng kết nối như Viettel. Mối quan hệ chỉ có 2 bên, DN và cơ quan thuế | DN sử dụng giải pháp của tổ chức trung gian, kết nối với cơ quan thuế thông qua tổ chức trung gian. Mối quan hệ này có 3 bên DN - Tổ chức trung gian - Cơ Quan thuế |
Rủi ro |
|
|
Chi phí | Chi phí cao Chi phí dự án thường 100 triệu trở lên. | Chi phí thấp Chỉ 826.700 là DN có thể sử sụng 300 hóa đơn không giới hạn thời gian sử dụng lần đầu và 326.700 cho những lần mua 300 hoá đơn tiếp theo |
Thời gian | Thời gian triển khai thường mất tối thiểu 1 tháng. | Thời gian triển khai nhanh Thường mất 2-5 ngày là có thể sử dụng |
Vận hành hệ thống | Doanh nghiệp tự vận hành và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế | Tổ chức trung gian đảm bảo an toàn thông tin và hệ thống để doanh nghiệp sử dụng và chịu trách nhiệm với cơ quan thuế về hệ thống |
Nâng cấp, kết nối TCT | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm nâng cấp và kết nối với TCT | Tổ chức trung gian chịu trách nhiệm nâng cấp và kết nối với TCT |
Mô hình này có ý nghĩa như sau: Doanh nghiệp thuê dịch vụ của tổ chức trung gian, toàn bộ hạ tầng do tổ chức trung gian tự chịu trách nhiệm, Tổ chức trung gian cung cấp tài khoản và thiết kế mẫu hóa đơn để doanh nghiệp sử dụng, Trường hợp doanh nghiệp có hệ thống bán hàng sẽ thực hiện phối hợp cùng tổ chức trung gian để tích hợp 2 hệ thống với nhau, trường hợp doanh nghiệp chưa có hệ thống bán hàng sẽ đăng nhập vào trang quản trị do tổ chức trung gian cung cấp để thực hiện nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
Những lưu ý quan trọng của hệ thống của tổ chức trung gian:
Về tính năng, phần mềm hóa đơn điện tử không quá phức tạp gần như bên cung cấp phần mềm nào cũng làm được, vấn đề lõi ở đây nằm ở hạ tầng và bảo mật dữ liệu, đảm bảo an toàn của hệ thống.
· Điều thứ nhất: Về hạ tầng đáp ứng của phần mềm, Bạn đã thấy tình trạng lập hóa đơn thành công nhưng không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử để giao cho KH? Hay tình trạng lập hóa đơn thất bại, hệ thống xoay vòng? Tình trạng lập hóa đơn bị sinh 2, 3 số khác nhau nhưng cùng 1 nội dung phải hủy lập lại. Việc này gây nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, không có hóa đơn nên hàng hóa không lưu thông được, không có hóa đơn nên không thể thu được tiền, hóa đơn bị lặp lại 2-3 lần phát sinh từ hệ thống không phải từ bên mua hàng nên chiếu theo quy định hủy, điều chỉnh hóa đơn khó lập biên bản điều chỉnh gây khó khăn cho việc xử lý hóa đơn. Đâu là nguyên nhân, lý do nằm ở hạ tầng nhà tổ chức trung gian đầu tư, hình dung đơn giản tổ chức trung gian suy cho cùng cũng là công ty hoạt động kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận, để dễ hình dung chúng tôi đưa ra 1 ví dụ minh họa vui và trực quan, có một con sông nằm giữa hai bờ đất liền, một bên bờ là doanh nghiệp và bờ bên kia là tổng cục thuế, thay vì doanh nghiệp phải xây dựng 1 câu cầu bắt trực tiếp để chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế tốn kém, không tối ưu thì DN sẽ chọn trả phí để đến TCT bằng cây cầu do tổ chức trung gian xây dựng sẵn, lẽ dĩ nhiên tổ chức trung gian sẽ xây cầu để kết nối giữa doanh nghiệp và thuế để thu phí dịch vụ và cũng vì là một tổ chức kinh doanh nên tổ chức trung gian cũng sẽ phải làm 2 việc 1 là bỏ vốn xây cầu và 2 là tìm kiếm doanh nghiệp đi trên cầu đã xây đến với TCT để thu phí và sinh lời từ đó, nên ban đầu họ dự tính số lượng người đi trên trên cầu là 10 thì sẽ xây dựng cây cầu ban đầu cho 20 hoặc 30 người đi, số lượng người bắt đầu lớn dần họ sẽ mở rộng cầu tuy nhiên đến một lúc nào đó kết cấu của cầu không cho phép mở rộng thêm được nữa hoặc số lượng người qua cầu cùng 1 lúc tăng đột biến thì dễ đến tắt nghẽn cầu, kẹt cầu. Câu chuyện ở đây là hệ thống của các tổ chức trung gian đều đáp ứng được số lượng hóa đơn xuất ra với số lượng tương đối tuy nhiên lúc số lượng tăng lên đột biến thì không phải hệ thống nào cũng linh hoạt và đáp ứng tốt.
· Điều thứ hai: Chống tấn công mạng, trước khi dữ liệu chuyển lên cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế theo định kỳ, dữ liệu hóa đơn sẽ được khởi tạo và lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của tổ chức trung gian, việc tấn công hệ thống không còn là đều xa lạ với các hệ thống phần mềm , vậy đều gì xảy ra khi phần mềm tổ chức trung gian của bạn đang sử dụng bị tấn công làm mất và làm sai lệch dữ liệu hóa đơn của DN. Vậy phần mềm tổ chức trung gian của bạn đang sử dụng có đáp ứng được giải pháp chống tấn công mạng, tổ chức trung gian bạn đang sử dụng có thực sự mạnh sức mạnh về vấn đề này.
Khuyến nghị
Dù số lượng hóa đơn ít hay nhiều, từ vài hóa đơn đến vài chục triệu hóa đơn mỗi năm, đã là hóa đơn thì cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp và liên quan đến pháp luật. Các doanh nghiệp cần lưu ý chọn tổ chức trung gian có khả năng đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn làm TVAN của TCT, cân nhắc kỹ lưỡng về yêu cầu đáp ứng hạ tầng và mạnh về giải pháp an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp
Vai trò của người triển khai
Vậy có sự khác nhau về khả năng hỗ trợ, chăm sóc khách hàng của nhân viên cùng nhà cung cấp? Câu trả lời là Có
Có khi nào bạn gặp phiền phức trong sử dụng chữ ký số: Đến ngày kê khai nộp báo lỗi, liên hệ tổng đài không ai nghe máy, nhân viên bán hàng thì liên hệ không nghe máy, Dĩ nhiên số lần sử dụng chữ ký số tần suất rất ít so với việc sử dụng phần mềm để xuất hóa đơn. Điều gì xảy ra nếu đều đó xảy ra với phần mềm xuất hóa đơn tự nhiên bị lỗi, hoặc mất kết nối giữa USB Token ký hóa đơn trong khi đơn hàng cần đi gấp, DN sẽ liên hệ với ai sau bao lâu thì vấn đề được xử lý.
Sau khi ký hợp đồng, thu phí và bàn giao tài khoản không tài nào liên hệ được nhân viên bán hàng, hay giả sử doanh nghiệp đổi phần mềm kế toán và muốn tích hợp lại với phần mềm hóa đơn điện tử thì ai sẽ là người hỗ trợ tạo tài khoản demo và hỗ trợ tích hợp miễn phí. Vì thế nên việc làm việc với 1 đầu mối nhân viên và Nhân viên hỗ trợ xuyên suốt quả thực là điều quan trọng. Đồng hành cùng chất lượng của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thì chất lượng của chính nhân viên triển khai cho DN cũng thật sự quan trọng.
Vai trò của nhân viên
- Tư vấn giải pháp lựa chọn mô hình triển khai
- Chuẩn bị hợp đồng ký kết giữa nhà cung cấp và khách hàng, hỗ trợ thanh toán, hóa đơn mua hàng
- Thiết lập tài khoản, thiết kế hóa đơn mẫu, chuẩn bị hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm
- Hỗ trợ toàn bộ các vấn đề phát sinh sau bán của phần mềm (Hỗ trợ KH thay đổi mẫu hóa đơn khi DN có sự thay đổi thông tin như thay đổi địa chỉ, tên công ty, website, số tài khoản ngân hàng…; hướng dẫn lại nhân viên mới sử dụng phần mềm khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự, hỗ trợ lỗi phát sinh khi mất kết nối giữa thiết bị token của KH và phần mềm để ký số hóa đơn, tư vấn và hỗ trợ thêm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn điện tử như thay thế điều chỉnh, hủy hoặc khi công ty đổi phần mềm kế toán, cần hỗ trợ tích hợp lại phần mềm kế toán, đầu mối nào sẽ hỗ trợ tốt, đặc biệt khi hệ thống phát sinh lỗi hay nâng cấp phần mềm chính Nhân viên ký hợp đồng sẽ là đầu nối hỗ trợ và kết nối giữa nhà cung cấp phần mềm và DN xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn…
3 lưu ý quan trọng
Hóa đơn, vé, thẻ, tem, phiếu thu.. điện tử không còn là xu hướng tất yếu mà là bắt buộc và phải trước 1/11/2020.
Trong quy trình triển khai phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp xuất hiện bên thứ 3- Nhà cung cấp, tư vấn giải pháp hóa đơn.
Phải chọn đúng nhà cung cấp, chọn đúng nhân viên nhà cung cấp.
Như vậy, chúng ta đã đi qua hết Chương 1 (Tư duy ngược về hóa đơn điện tử). Chúng ta đã trao đổi với nhau hóa đơn điện tử là gì, câu chuyện về sự ra đời của hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc trước 1/11/2020. Để có một giải pháp hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần làm đúng từ đầu: Tư duy đúng về 3 giải pháp hóa đơn điện tử và bắt đầu cân nhắc chọn đúng nhà cung cấp, chọn đúng nhân viên của nhà cung cấp với những tiêu chí cụ thể. Chúng ta hãy chuyển sang Chương 2 (Khảo sát thông tin và tư vấn giải pháp) chúng tôi sẽ giúp bạn làm rõ về việc Xác định rõ mô hình triển khai kỹ thuật, mô hình triển khai dạng công ty- chi nhánh hay triển khai từng công ty riêng lẻ, Số lượng hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký số bằng Hsm hay Usb Token..và từ đó đưa ra chi phí giá và dự kiến thời gian hoàn thành dự án.
