QUY TRÌNH - CHƯƠNG 4
Các chương
Chương 4
Nộp thông báo phát hành lên thuế và lưu ý
Hoàn tất thủ tục với chi cục thuế quản lý
Chào mừng bạn đến với Chương 4, ở chương này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước nộp thông báo phát hành lên thuế và những điều cần lưu ý giúp bạn vượt cửa thuế thành công.
Kiểm tra lại hồ sơ
Sau Chương 3, Doanh nghiệp sẽ nhận từ nhân viên bộ hồ sơ gồm
- Quyết định sử dụng HĐĐT, định dạng file word
- Hóa đơn mẫu gồm 2 bản: bản thể hiện và bản chuyển đổi định dạng file ảnh
- Thông báo phát hành HĐĐT, định dạng file word
DN kiểm tra lại thông tin trên Quyết định sử dụng, thông báo phát hành và hóa đơn mẫu thật kỹ và chắc chắn rằng toàn bộ thông tin đã đúng yêu cầu và chính xác thông tin.
Các bước rà soát hồ sơ:
1. Kiểm tra thông tin trong hồ sơ để chắc chắn không có gì sai sót và điền đầy đủ ngày tháng năm
2. Quyết định sử dụng in để ký thủ trưởng/giám đốc doanh nghiệp và đóng dấu.Scan hoặc chụp ảnh quyết định sử dụng (đã ký đóng dấu), sau đó chèn ảnh vào file word, kèm với file ảnh Bản thể hiện và bản chuyển đổi hóa đơn điện tử mẫu. Ta gọi đây là file Phụ lục Thông báo phát hành.
Lưu ý:
Ngày tháng phải thống nhất trên toàn bộ văn bản: Quyết định sử dụng và Thông báo phát hành
Ví dụ ngày nộp hồ sơ là 27/09 và ngày sử dụng là ngày 29/09 (Ngày sử dụng phải lớn hơn tối thiểu 2 ngày so với ngày nộp) trên Quyết định sử dụng:
- Mục ngày tháng ghi 27/09
- Điều 1: Áp dụng hóa đơn điện từ ngày sửa lại 29/09
- Điều 5: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29/09
Để thao tác nộp thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế DN tiến hành làm theo 3 bước, Bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 5 đến 7 phút
Bước 1: Chuyển thông báo phát hành từ file word sang xml trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế HTKK
Bước 1.1: Mở phần mềm (PM) Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK), chọn Mã số thuế đơn vị cần kê khai và bấm Đồng ý (1)
Lưu ý: Bạn cần sử dụng PM HTKK phiên bản mới nhất. Bạn có thể tải PM HTKK phiên bản mới nhất tại đây.
Bước 1.2: Chọn tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2).
Bước 1.3: Chọn thông tin Kỳ tính thuế (3), sau đó bấm Đồng ý (4).
Bước 1.4: Trên giao diện tờ khai TBPH Hóa đơn TB01/AC, Bạn thực hiện nhập các thông tin cho tờ khai như sau:
- Mã loại Hóa đơn: chọn theo 6 ký tự đầu của Mẫu số trên Mẫu Hóa đơn.
- Ví dụ: Mẫu sốlà 01GTKT0/001 thì Mã loại Hóa đơn là 01GTKT
- Tên loại Hóa đơn: Nhập Tên loại Hóa đơn tương ứng với Mã loại Hóa đơn theo bảng dưới đây:
Mã loại Hóa đơn | Tên loại Hóa đơn |
|---|---|
01GTKT | Hóa đơn Giá trị gia tăng |
02GTTT | Hóa đơn Bán hàng |
07KPTQ | Hóa đơn bán hàng (dành cho Tổ chức, Cá nhân trong khu phi thuế quan) |
03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
04HGDL | Phiếu xuất kho hàng bán gửi đại lý |
- Nhập Mẫu số và Ký hiệu(6) theo thông tin Mẫu số và Ký hiệu trên Mẫu Hóa đơn.
- Nhập Từ số và Đến số(7):
- Số lượng: là số lượng của gói HĐĐT đăng ký mua mới/gia hạn ghi trên hợp đồng (Số lượng đăng ký phát hành HĐĐT).
- Từ số: Tùy vào Số lượng HĐĐT đã được Cơ quan Thuế duyệt TBPH và tình huống (TH) sử dụng thì cột Từ số sẽ nhập tương ứng như sau:
– TH 1: TBPH HĐĐT lần đầu: Từ số= 0000001.
– TH 2: Gia hạn HĐĐT và có thay đổi Mẫu Hóa đơn: Từ số= 0000001.
– TH 3: Gia hạn HĐĐT và sử dụng tiếp Mẫu Hóa đơn cũ: Từ số= Tổng số lượng HĐĐT đã được Cơ quan Thuế duyệt TBPH của Mẫu Hóa đơn+ 1.
- Đến số= Từ số + Số lượng – 1.
Ví dụ: Đơn vị cần gia hạn HĐĐT và sử dụng tiếp Mẫu Hóa đơn cũ, tổng số lượng HĐĐT đã được Cơ quan Thuế duyệt TBPH của Mẫu Hóa đơn là 300, gia hạn thêm Số lượng là 200 HĐĐT. Vậy: Từ số = 0000301 và Đến số = 0000500.
- Nhập Ngày bắt đầu sử dụng(8): Sau ít nhất 02 ngày so với Ngày nộp TBPH HĐĐT (Ngày nhập ở ô số 10).
- Nhập Doanh nghiệp in(9) theo thông tin của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Ví dụ: Đăng ký sử dụng dịch vụ HĐĐT của Viettel.
- Tên: Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông quân đội .
- MST: 0100109106.
- Nhập Ngày thông báo phát hành(10): Là ngày nộp TBPH HĐĐT đến Cơ quan Thuế.
- Nhập Người đại diện theo pháp luật(11) là thông tin Người đại diện theo pháp luật của đơn vị.
Bước 1.5: Kiểm tra lại các thông tin đã nhập sau đó bấm Kết xuất XML (12). Và lưu lại ở destop hoặc tạo thư mục riêng và lưu lại ví dụ:
D:\HoaDon\ThongBaoThue\HAN-0104128565000-01_TBAC-D13062019-L00.xml
Lưu ý: Tên file cứ để mặc định khi phần mềm kết xuất và tên các Thư mục chứa file KHÔNG được đặt tên thư mục theo kiểu Tiếng Việt có dấu.
Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Tạo Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử. Tiếp theo, Bạn thực hiện phần việc Bước 2: Nộp Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử đến Cơ quan Thuế.
Bước 2: Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên trang của tổng cục thuế
Vào các trang nộp thuế online http://thuedientu.gdt.gov.vn và ĐĂNG NHẬP bằng Mã số thuế và mật khẩu của DN
- Chọn Tài khoản, sau đó chọn “Đăng ký thêm tờ khai“
- Tick chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” và Tiếp tục. ( Trường hợp DN không tìm thấy mục Thông báo phát hành hóa đơn thì khả năng doanh nghiệp đã đăng ký tờ khai này trước đó) DN tiến hành bước tiếp theo
- Vào mục “Nộp tờ khai”, sau đó tải lên fife thông báo “XML” vừa được lưu ở bước 1 và cắm token ký số và nộp
Sau đó vẫn vẫn trên trang http://thuedientu.gdt.gov.vn , doanh nghiệp làm theo thứ tự hướng dẫn
Tra cứu / TB01/AC – chọn “Thông báo phát hành hóa đơn“ như bên dưới
Nhấn nút Gửi phụ lục và tiến hành gửi File word các hồ sơ đã chuẩn bị trước bước này.
Sau khi Nộp Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử đến Cơ quan Thuế, Bạn chờ 2 ngày để được Cơ quan Thuế duyệt Hồ sơ Thông báo phát hành. Trong 2 ngày này hồ sơ của DN chưa hợp lệ hoặc cần chỉnh sửa bổ sung gì phòng ấn chỉ của chi cục thuế quản lý sẽ liên hệ với doanh nghiệp qua số điện thoại hoặc email đăng ký trên trang thuedientu.gdt.gov.vn nếu hồ sơ doanh nghiệp đã chuẩn thì sau 2 ngày kể từ ngày nộp Chi cục thuế sẽ đẩy thông tin về thông báo phát hành của doanh nghiệp lên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 3: Hướng dẫn Kiểm tra kết quả xét duyệt Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử của Cơ quan Thuế
Để kiểm tra kết quả xét duyệt Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn của Cơ quan Thuế, DN thực hiện theo các bước tiếp theo
Bước 3.1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html
Bước 3.2: Nhập thông tin Tham số tra cứu: Mã số thuế, Ngày phát hành, Nhập mã xác thực (1) sau đó bấm Tìm kiếm (2).
Bước 3.3: Hệ thống hiển thị Kết quả tra cứu và Danh sách thông báo phát hành, bấm Ngày phát hành (3) để xem Thông tin chi tiết Thông báo phát hành.
Bước 3.4: Giao diện Thông tin đơn vị phát hành hiển thị, Bạn kiểm tra các thông tin được cập nhật trên bảng Kết quả tra cứu (4).
Nếu thông tin trùng khớp với Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn đã nộp đến Cơ quan Thuế, DN liên hệ với NV để kích hoạt tài khoản xuất hóa đơn trên hệ thống Viettel.
Nếu thông tin không đúng hoặc Hồ sơ chưa được duyệt, DN sẽ nhận được thông báo về việc chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ từ cơ quan thuế hoặc Doanh nghiệp chủ động liên hệ tới Phòng Ấn chỉ trực thuộc Cơ quan Thuế quản lý của đơn vị để xác nhận nguyên nhân không duyệt Hồ sơ, sau đó liên hệ cho NV theo để được hướng dẫn cách Nộp lại Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử.
Như vậy theo hướng dẫn chi tiết, doanh nghiệp chỉ mất 5-7 phút thực hiện nộp thông báo phát hành với cơ quan thuế
Và khoảng 2 ngày để được duyệt thông báo phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng phần mềm
