Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng đối với các doanh nghiệp trong năm 2020 cũng như những năm về sau. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thể hiện sự tiếp cận với thời đại công nghệ 4.0 của hệ thống pháp luật cũng như các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thực tế cho thấy, hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp cải thiện rất nhiều hiệu suất hoạt động, hiệu suất bán hàng cũng như các thủ tục khai báo thuế sau này.
Trước khi bắt đầu tìm hiểu các thông tin khác, chúng ta sẽ trả lời câu hỏi: Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Được trích suất từ điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC, đã giải thích về hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Và hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa được đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý trong hệ thống thuế của Việt Nam, thì hóa đơn điện tử phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính vẹn toàn thông tin được chứa trong hóa đơn điện tử kể từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thế nào là tiêu chí đánh giá tính vẹn toàn thông tin? nghĩa là thông tin trên hóa đơn còn đầy đủ và nguyên vẹn, chưa từng được thay đổi về nội dung. Vấn đề về thay đổi hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử được bỏ qua. Nghĩa là chỉ cần đúng thông tin nội dung, hình thức có thể thay đổi.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Thông tin sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử, và khách hàng có thể truy cập và sử dụng được thông tin khi cần thiết.
- Bắt buộc phải sử dụng Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật. Hiện tại có 2 dạng Chữ ký số, đó là chữ ký số token USB và chữ ký số server.
- Phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và phát hành dữ liệu đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu về lưu trữ thông tin như: Có hệ thống máy chủ lưu trữ thông tin, đầy đủ quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
Lợi ích thực sự của Hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp?
Không ngẫu nhiên mà các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử trong những năm vừa qua. Dưới đây sẽ là một số lợi ích nhìn thấy rõ ràng đối với doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Bảo quản và lưu trữ hóa đơn dễ dàng, lâu dài. Bởi để lưu trữ hóa đơn điện tử, bắt buộc phải sử dụng các máy chủ lưu trữ, chính vì thế việc lưu trữ rất đơn giản và dễ dàng, có thể lưu trữ được đến hàng chục năm mà không phải lo lắng hao mòn tài nguyên.
- An toàn và bảo mật: Chính vì bảo quản trên hệ thống máy chủ, nên sẽ không còn lo lắng các vấn đề về địa điểm, sự ăn mòn theo thời gian như hóa đơn giấy. Đồng thời hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử cũng được bảo mật với mức cao nhất.
- Phát hành đơn giản và nhanh chóng: Việc phát hành một hóa đơn điện tử rất dễ dàng chỉ với việc điền thông tin và ký số ngay trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Đồng thời, khách hàng cũng dễ dàng truy cập được thông tin hóa đơn của mình bất cứ lúc nào.
- Gửi hóa đơn dễ dàng: Không còn ràng buộc với giấy tờ như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn SMS
Trên đây là một số thông tin liên quan đến Hóa đơn điện tử năm 2020, đồng thời cung cấp lời giải cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử là gì?“. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, các bạn có thể comment bên dưới, Sinvoice Viettel sẽ trả lời sớm nhất có thể.
