HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

QUY TRÌNH - CHƯƠNG 2

Chương 2

Khảo sát thông tin và tư vấn giải pháp

Xác định rõ mô hình triển khai kỹ thuật, mô hình triển khai dạng công ty- chi nhánh hay triển khai từng công ty riêng lẻ, Số lượng hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký số bằng hsm hay usb token..và từ đó đưa ra chi phí giá và dự kiến thời gian hoàn thành dự án

Chào mừng bạn đến với chương 2, sau chương tư duy về hóa đơn điện tử, giờ đây bạn đã có thể triển khai từng bước

Đầu tiên hóa đơn điện tử là bắt buộc từ 1/11/2020, doanh nghiệp bạn đang sử dụng hóa đơn giấy đang có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử hoặc công ty thành lập mới lần đầu tiên đăng ký hóa đơn điện tử. DN bắt đầu tìm hiểu ở chương 1 và biết rằng hiện đang có 2 loại hóa đơn điện tử:

Một là, hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hai là, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Vậy bạn cần xác định doanh nghiệp có thuộc diện bắt buôc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không bạn làm các bước sau:

Bạn kiểm tra thử xem doanh nghiệp có nằm trong nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 3 và Điều 4 nghị định 119 hay không:

Hộ, nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế

Trường hợp không thuộc thuộc các đối tượng trên 99% doanh nghiệp của bạn sẽ rơi vào nhóm 2- Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế,

Để chắc chắc 100% DN liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp đọc mã số thuế để chi cục thuế kiểm tra và hướng dẫn hoặc liên hệ chúng tôi để chúng tôi hỗ trợ kiểm tra và tư vấn giúp bạn.

Trường hợp DN doanh nghiệp thuộc đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, DN thực hiện liên hệ với chi cục thuế để được hướng dẫn và đăng ký sử dụng.

Trường hợp DN thuộc đối tượng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Doanh nghiệp đứng trước 2 sự lựa chọn lớn, lựa chọn thứ nhất xây dựng giải pháp hóa đơn điện tử trên cơ sở hạ tầng của chính doanh nghiệp không sử dụng hạ tầng của bên thứ 3, dạng này có thể doanh nghiệp tự xây dựng giải pháp hoặc liên hệ với Viettel để được tư vấn. Lựa chọn thứ hai sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử trên cơ sở hạ tầng của tổ chức trung gian, do tổ chức trung gian đảm bảo hạ tầng và bảo mật dữ liệu, có kết nối với cơ sở dữ liệu chung của tổng cục thuế. Các bạn có thể xem lại chi tiết so sánh giữa 2 giải pháp tại đây>>>

Sau khi lựa chọn được sẽ triển khai theo cách nào. DN tiến hành lựa chọn tổ chức trung gian nào mà DN sẽ tin tưởng đồng hành cùng  trong việc triển khai hóa đơn. Để lựa chọn nhà cung cấp thông thường doanh nghiệp sẽ căn cứ theo 4P cơ bản

Picture1
Mô hình 4P trong lựa chọn nhà cung cấp
  • Product: Chất lượng và sự khác biệt sản phẩm của nhà cung cấp như thế nào? Độ uy tín về thương hiệu nhà cung cấp?
  • Price: DN sẽ trả bao nhiêu chi phí để sử dụng cho dịch vụ này?
  • Place: DN có thể tìm thấy sự hỗ trợ dịch vụ ở đâu?
  • Promotion: Chương trình khuyến mãi trước ,trong và sau bán có hấp dẫn không?

Sau khi chọn được tên nhà cung cấp DN phải chọn nhân viên của nhà cung cấp hỗ triển khai phần mềm cho bên doanh nghiệp. Người sẽ đồng hành và hỗ trợ bạn trong suốt thời gian có thể lên đến vài năm (Khi nào bạn hết sử dụng phần mềm) Việc này cũng quan trọng giống như bạn chọn ra một nhà cung cấp giữa hàng chục nhà cung cấp, ở đây bạn chọn ra nhân viên sẽ hỗ trợ bạn giữa hàng trăm thậm chí là hàng ngàn nhân viên trong một nhà cung cấp. Để có quyết định chọn đúng nhân viên bạn có thể xem lại vai trò của nhân viên nhà cung cấp trong chương trước. Bạn có thể để lại thông tin và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn

Sau khi chọn được nhân viên của nhà cung cấp theo các tiêu chí đã đề cập ở chương 1, DN đã có môt sự bổ sung chất lượng trong đội hình. Bước tiếp theo, NV sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định định được thành phần tham gia triển khai hóa đơn điện tử, sự phối hợp các bên và thời gian hoàn thành việc triển khai.

Các câu hỏi cơ bản để xác định rõ mục tiêu này:

Về tích hợp dữ liệu: Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán, nội bộ, erp, crm.. không? DN có tích hợp dữ liệu từ các phần mềm này với phần mềm đơn điện tử Sinvoice không ? Về tích hợp, DN chỉ cần cung cấp tên phần mềm cần kết nối với Sinvoice Viettel, chúng tôi sẽ hỗ trợ liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm đó và báo lại kết quả cho DN về Phương thức kết nối giữa 2 hệ thống như thế nào (API, Tool, Kết nối trung gian…) và Thời gian dự kiến hoàn thành là bao lâu?

Về xác định số lượng hóa đơn hình quản công ty- chi nhánh: Doanh nghiệp các cung cấp các thông tin sau: DN có bao nhiêu mã số thuế ( bao gồm MST mẹ 10 số và các mã số thuế chi nhánh -001, -002 chẳng hạn) ? Có bao nhiêu chi nhánh hoạch toán độc lập, có bao nhiêu chi nhánh hoạch toán phụ thuộc? Công ty mẹ có quản lý dữ liệu, các báo cáo, mở/ khóa tài khoản của các chi nhánh hay không? Đó là những chi nhánh nào?

Sự tương đồng giữa các loại hóa đơn giấy hóa đơn điện tử:

Hóa đơn giấy tự in: Tương đồng với giải pháp hóa đơn điện tử DN tự xây dựng trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp

Hóa đơn giấy đặt in: Tương đồng với giải pháp hóa đơn hóa đơn điện tử doanh nghiệp thuê/mua của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế: Tương đồng với giải pháp hóa đơn điện tử sử dụng mã xác thực của cơ quan thuế

Mô hình quản lý cấp công ty- chi nhánh

Trường hợp với công ty không có mã số thuế con hoặc có mã số thuế con MST cty mẹ -001, MST cty mẹ-002.. Nhưng theo mô hình mỗi chi nhánh tự quản lý thì mỗi chi nhánh sẽ ước tính số lượng hóa đơn của chi nhánh mình và ký hợp đồng với nhà cung cấp.

Trường hợp với DN theo mô hình công ty mẹ quản lý dữ liệu hóa đơn toàn bộ hoặc một số chi nhánh cụ thể. Công ty mẹ sẽ xác định tổng số hóa đơn của chi nhánh mình quản lý và số lượng hóa đơn sử dụng của công ty mẹ để chọn số lượng hóa đơn phù hợp ký hợp đồng với nhà cung cấp.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử không giới hạn thời gian sử dụng, nếu hết có thể ký phụ lục hợp đồng mua thêm hoặc nếu sử dụng không hết trong năm tài chính thì sẽ bảo lưu sang những năm tiếp theo khi đăng ký mua số lượng lần đầu, DN có thể cân nhắc theo nhu cầu của công ty mẹ và các chi nhánh để chọn số lượng phù hợp.

Về mẫu hóa đơn: Một điều không thể phủ nhận mẫu hóa đơn đơn ngoài đáp ứng về đầy đủ các thông tin cần thiết về nội dung thì hình thức hóa đơn cũng rất quan trọng, góp phần thể hiện hình ảnh,thương hiệu của DN đến với khách hàng.

Một trong những thế mạnh của Viettel là mẫu hóa đơn, thiết kế đẹp mắt, số lượng nhiều, đáp ứng được yêu cầu thiết riêng của doanh nghiệp. Viettel cung cấp cả mẫu hóa đơn miễn phí và có phí.

STT

Giá bán

Mô tả

1

Miễn phí

Khách hàng chọn mẫu hóa đơn điện tử trong kho mẫu hóa đơn của Viettel đã thiết lập theo đúng quy định. Có hỗ trợ úp Logo và Watermark do DN cung cấp. Không chỉnh sửa, thay đổi trường thông tin. Không thay đổi màu sắc, size chữ.

Kho mẫu miễn phí liên tục cập nhật tại https://sinvoice-viettel.vn/mau-hoa-don/

2

500.000đ

Khách hàng chọn mẫu hóa đơn điện tử trong kho mẫu hóa đơn của Viettel đã thiết lập theo đúng quy định. Hỗ trợ Chỉnh/Sửa Logo và Watermark do DN cung cấp. Có hỗ trợ úp logo và Watermark. Chỉnh sửa, thay đổi ( Thêm, Xóa, di chuyển vị trí) các trường thông tin. (Không thêm mới trường dữ liệu mới). Thay đổi màu sắc, size chữ.

* Phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tin dùng nhất.

3

1.000.000đ

Viettel hỗ trợ sửa mẫu theo yêu cầu

  • Doanh nghiệp xem mẫu tại kho mẫu hóa đơn điện tử Viettel miễn phí
  • Doanh nghiệp chọn mẫu và cung cấp số hiệu mẫu cho nhân viên 
  • DN cung cấp thông tin hiển thị trên hóa đơn như Tên Công ty, địa chỉ, số điện thoại… theo form mẫu NV cung cấp
  • DN cung cấp logo watermark file ảnh (Nếu có)
  • NV sẽ gởi lại DN mẫu hóa đơn với thông tin DN đã cung cấp. DN nghiệm thu mẫu.
  • Thời gian dự kiến 30 phút với các mẫu có sẵn đến 2 giờ với mẫu thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp

Về mặt chi phí, với giải pháp sử dụng trên hạ tầng của tổ chức trung gian khi triển khai mới lần đầu tiên DN sẽ mất 4 khoản phí:

1.Phí khởi tạo hệ thống chỉ thu lần đầu và duy nhất

2.Phí gói hóa đơn tính theo theo số lượng hóa đơn và không giới hạn thời gian sử dụng

3.Phí thiết kế mẫu (Miễn phí hoặc có phí)

4.Phí chữ ký số ký hóa đơn. Có 2 dạng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử. Chữ ký số USB token, mỗi lần ký hóa đơn doanh nghiệp cắm usb token vào máy tính và mở tool ký số để ký hóa đơn điện tử Viettel, Để tiện lợi DN có thể mua mới riêng 1 chữ ký số USB token. Hoặc sử dụng Usb token doanh nghiệp sẵn có để ký số, phần mềm Sinvoice có khả năng tích hợp với các usb token của nhà cung cấp khác ngoài Viettel nên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần chi phí mua chữ ký số. Dạng chữ ký số thứ 2 là HSM- Chữ ký số server. Chữ ký số này giúp DN ký hóa đơn số lượng lớn, ở bất kỳ laptop nào hoặc trên di động vì chữ ký số đã được thêm vào tài khoản admin của DN. Áp dụng cho các doanh nghiệp có tích hợp phần mềm kế toán với phần mềm Sinvoice Viettel hoặc cho các DN không tích hợp phần mềm nhưng cần tính tiện dụng trong việc xuất hóa đơn.

Tham khảo chi tiết bảng giá hóa đơn điện tử Viettel để đăng ký, Viettel sẽ hỗ trợ doanh nghiệp một cách tốt nhất

Khi sử dụng hết số lượng hóa đơn điện tử đặt mua lần đầu, DN muốn mua thêm hóa đơn thì chỉ tốn phí hóa đơn mua thêm. mà không tốn phí khởi tạo hay khoản phí khác.

Về thời gian triển khai: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng trực tiếp trên phần mềm của Viettel không tích hợp hệ thống PM nội bộ hoặc kế toán thì thời gian triển khai mất 2-4h để khởi tạo xong hệ thống và chuẩn bị hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp, DN nộp thông báo phát hành dự kiến 2 ngày tổng cục thuế duyệt và niêm yết trên cổng tracuuhoadon.gdt.gov.vn như vậy nhanh nhất trong 3 ngày doanh nghiệp sẽ sử dụng được tính từ lúc triển khai. Trong trường hợp tích hợp hệ thống phần mềm thời gian sử dụng dự kiến sẽ là 2 ngày (Bắt buộc của Tổng cục thuế)+ Số ngày dự kiến triển khai xong tích hợp. Số ngày dự kiến hoàn thành tích hợp Viettel sẽ báo lại DN.

Như vậy đến đây các mục tiêu của bước tư vấn khảo sát đã hoàn thành.

Doanh nghiệp đã xác định được:

DN sẽ sử dụng loại hóa đơn điện tử nào

DN sử dụng giải pháp của nhà cung cấp nào

DN làm việc với nhân viên nào của nhà cung cấp

DN có tích hợp phần mềm kế toán, nội bộ.. Với phần mềm hóa đơn điện tử Viettel hay không?

Số lượng hóa đơn điện tử nên mua bao nhiêu? Mẫu hóa đơn điện tử sử dụng là mẫu nào

Chi phí tổng doanh nghiệp phải trả cho phần mềm hóa đơn điện tử là bao nhiêu.Khi nào triển khai xong hóa đơn điện tử

Kết thúc Chương 2 (Khảo sát thông tin và tư vấn giải pháp) đến với Chương 3 (Ký kết hợp đồng, thanh toán, triển khai), chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các thủ tục cần thiết để triển khai với nhà cung cấp.

Scroll to Top
Nhắn Zalo
Nhắn Zalo
Form đăng ký
08 6868 1600